冲刺评审会—干系人出席率低之应对七策

发布时间:2022-08-07

以下文章来源于敏捷传习录 ,作者EXIN Agile Club

译者有话说

本文中,作者提出了会导致冲刺评审会议出席率低的7个原因,不妥善解决这些问题的话,我们将要在不合适的时间,不恰当的地点,跟不情愿参加的干系人,开一场令人无聊厌倦的冲刺评审会。

“如果我们把战争扩大到中国,那我们就会被卷入错误的时间、错误的地点同错误的对手打一场错误的战争”。

——1951年5月15日,奥马尔·纳尔逊·布莱德雷


你上次冲刺的评审会开的咋样?是不是也没几个人参加?冲刺评审会议出席率低是Scrum团队经常遇到的问题。


见证了数百个团队的冲刺评审后,我们将其出席率低的原因归纳为七个常见问题。我将分别描述这些问题并给出纠正措施。

有哪七个问题会导致冲刺评审会议出席率低呢?

1-不合适的时间

有时,人们不能参加冲刺评审会仅仅是因为时间或日期不合适。我曾和一个团队一起工作,他们的冲刺周期为1周,每周五结束。冲刺评审会定在了每周一上午10点召开。这个时间可以确保在评审会开始前每个人都已到达办公室;同时有周末缓冲,也有足够的时间确保没有任何突发问题会影响冲刺评审会上的演示顺利进行。

不幸的是,尽管该项目对干系人非常重要,而且干系人也以其他方式与团队沟通交流着,但他们却很少参加该团队的冲刺评审。

几次不怎么成功的冲刺评审之后,Scrum Master开始调查干系人缺席的原因。他发现许多干系人都在向同一位主管汇报,而这位主管每周一都会在午餐时召开工作会议。

这本不该是什么问题,因为那个会议是在冲刺评审会结束后两个小时才召开。然而,这位主管非常严厉,她的直属部下经常要花好几个小时准备每周的会议报告。而那些准备往往是周一上午在做,所以他们就只能放弃了本来想参加的冲刺评审。

如果你的冲刺评审没有得到很好的参与,首先考虑那些简单的解决方案,比如冲刺评审的日期和时间是否对潜在的参会者不合适。

2-令人厌倦

如果干系人不参加冲刺评审,先照照镜子找原因——你的冲刺评审会是不是令人厌倦的?我参加过的冲刺评审,大多数比《猫》这部电影(译注:美国环球影业发行的音乐歌舞片,第40届金酸莓奖最差影片)还要令人乏味。

有些冲刺评审,是因为团队沉浸于演示冲刺期间的琐碎工作而变得令人厌倦。当只能通过一种方式才能搞定的错误修复过程被团队拿来演示时,就会发生这种情况。例如:一个原本应该酌情向上或向下取整,却错误的总被向下取整的计算逻辑。干系人不关心这种细枝末节——除了某个数字中的最后一位,计算结果并没有其他任何变化。

与其演示这样的特性,不如告诉干系人:“该错误已被修复了”,然后继续下一话题。

另外一些冲刺评审因为讨论不受控制,拖延太久而变得无聊。通常情况下,Scrum Master会对冲刺评审进行引导,但有些产品负责人偏偏喜欢无节制的讨论。不管怎样,会议主持人需要注意控场,不要让讨论持续过久。

你当然希望在会议期间收集反馈,但注意不要过于深入讨论某一议题,除非该议题需要大多数参会人员参与讨论。如果小部分参会人员需要更多时间讨论某事,把这件事记录下来,并说明将在会后安排后续讨论或会议。

另一个让冲刺评审免于无聊的方法,让干系人更直接地参与到冲刺评审中去。一个能做到这一点的小妙招是,把键盘或应用程序的控制权交给他们吧。如果一个干系人正在按照你的描述亲身体验产品,其他干系人通常也会更加活跃和关注。

3-不明白为什么要参加

你我都清楚什么是冲刺评审,以及干系人为什么应该抽时间参加。但是干系人知道吗?通常情况下他们并不知道。

除非你明确告诉他们冲刺评审中有哪些议题,以及需要做出哪些决定,否则干系人可能认为没有参会的必要。

几乎与所有会议一样,我倾向于提前通过电子邮件将议程发送给可能的与会者。在议程中,我会列出冲刺评审时将要讨论的产品待办事项,以及已知的关键决策。

有了这些信息,潜在的参会者可以决定他们是否参加。例如,我记得有一次一个团队计划在冲刺评审会上展示他们在冲刺中完成的新的可用性改进,一位在可用性方面没有专业知识的重要干系人就决定他没必要参会。

在这种情况下,我认为这是正确的决定。提前发布一个简单的待办事项列表和需要做出的决定事项,人们可以更明智地决定是否参会。

你可能会发现更多人会选择参加。但就像前面那位未参会的分析总监一样,也会有人偶尔选择不参加某次冲刺评审。这对团队来说也是一种胜利,因为干系人知道我们尊重他们的时间。

4-时间过长

我讨厌冗长的会议,如果一个会议超过90分钟,我就会坐立不安,几乎每次都是。

冲刺评审的主持人需要让会议保持轻快的节奏。在前面讨论令人厌倦的会议时,我已经提到需要避免长时间的讨论,把那样的讨论挪到冲刺评审会外,另择良辰吉日举行吧。

加快评审会进度的一个简单方法是,提前计划好谁将要做什么,比如商定好以什么顺序,以及由谁,去演示哪些产品待办事项等等。

我讨厌参加那种需要现场决定由哪个团队成员演示每一个特性的冲刺评审。坦率地说,我认为没有事先做好安排是对干系人的不尊重。

此外,你可以给冲刺评审加点乐子,比如在云雾缭绕、灯光闪耀、音乐响起的时候,让团队成员隆重登场。

好吧,也许不能这么干(尽管我打赌这一定会很管用)。但是烟雾机、频闪灯和激动人心的音乐可是P·T·巴纳姆用过的屡试不爽的招数。

巴纳姆是巴纳姆和贝利马戏团的创始人,被称为19世纪最杰出的表演家。他还因为“永远让他们想要更多”这一名言而被铭记。

娱乐圈的这一建议确实也适用于冲刺评审。让你的参会者想要更多而不是希望会议早点结束。要做到这一点,可以只提及而非展示那些琐碎的变化(如前所述),也可以展示一个特性的80%而非新东西的每个细节等手段来实现。如果你被问到某一点时,再去详细演示其余的部分。

永远让他们想要更多,这不仅适合演艺圈,也适合冲刺评审。

5-没有征求反馈或不为反馈所动

冲刺评审是双向的,是对话,而非演示。并不是所有团队都能够理解这种区别。我参加过一些未征求干系人意见的冲刺评审,感受颇深。

如果我每隔几周就被邀请参加一次会议,会上只是观看演示而没有机会分享我的想法,我就失去再次参会的兴趣了——就像你的干系人在你不征求他们的意见时所做的那样。

然而,也许更糟糕的是,征求了干系人的意见,但不根据这些意见采取行动。我并不是说团队必须按每个干系人的建议行事。然而,每一个建议都应该被考虑,即使在某些情况下只是简单地去想一想。

这个解决方案有两个层面:

•首先,在演示每个待办事项时,询问干系人的想法。

•其次,如果询问没有得到回应,尝试询问更具体的问题或询问特定的个人。从一位更资深的干系人开始,询问所演示内容的特定部分。或者询问某种类型的用户是否会更喜欢不同的东西。

通常情况下,一旦你开始获得反馈,其他人就会补充。

获得反馈之后,一定要认真考虑你所听到的。理想情况下,尽快合并其中的同类项,以便干系人看到他们的反馈很重要。另外,务必在下一次评审中展示针对这些反馈的更改,并提醒每个人这是他们反馈的结果。

6-没有显著进展

冲刺评审不受关注的第6个原因与前面5项不太一样。因为你没有多少可展示的东西,别人认为不值得为此浪费时间。

实行短周期冲刺的团队会更频繁地遇到这种情况。许多产品或系统非常复杂,需要足够的时间才能完成。一个团队可能会在一周内完成用户故事或其他产品待办事项,但是在为期一周的冲刺中,这些事项会非常小,也许是因为太小了而无法真正打动干系人。

你有没有经常见面并且正在减肥的朋友?也许他们一年内减掉20磅对他们的健康非常有益。但是,如果你每周或每天都见到这个人,你可能根本觉察不到他们的体重变化。

短周期的冲刺亦是如此,尤其在产品或系统比较复杂的情况下。

如果你认为这就是干系人不参加的原因,首先要做的就是找他们确认。如果原因确实如此,可以考虑采用更长时间的冲刺,或者考虑每2个冲刺进行一次冲刺评审。

我知道这违反了Scrum规范。但是,一个每周一个冲刺的团队,即便每两周一次冲刺评审,这一频率仍然比每4周一个冲刺的团队高一倍。而且一个团队可能有很多原因继续每周一个冲刺,而不是改为每2周一个。

7-干系人太忙

你的干系人很忙。我能知道这一点,是因为上一个不忙的人,还是我在1993年遇到的。项目的干系人往往非常忙,他们有自己的日常工作,然后因为有新的产品开发项目又被指派了额外的职责。

因此他们可能会因为太忙而选择不参加冲刺评审会。他们没有意识到在每次的冲刺评审中投入的一点时间,就可以避免很多问题并纠正可能的误解,从而将来能够节省他们更多的时间。

如果你的干系人因为太忙不参加冲刺评审,你有两种选择:

•解释冲刺评审的价值。

•找寻其他干系人。

你可能已经尝试过说明冲刺评审的价值。如果当时没有效果,现在可能也不会奏效,除非你能给出一些例证——如果干系人定期参加冲刺评审,很多误解或问题本可避免。

你可能认为我前面提出的找寻其他干系人毫无可能,但我真心认为这是一种选择。

我经常看到一些项目的干系人是组织中非常非常重要的人。他们显然没有时间参加冲刺评审会,或者是因为缠身于团队可能期望其承担的任何其他职责中了。

在这些情况下,可以让那些所谓的干系人意识到他们太忙了,应该将干系人的角色委派给更有时间的人。

当你向干系人提及此事时,一定要避免让其觉得你在指责他们没有做好自己的工作。相反,要对他们的努力表示欣赏和感激,再去探讨他们委派代表而非亲历亲为的可能性。

我与许多干系人进行过这样的对话——这些干系人显然对委派他人的提议感到轻松,在内心深处,他们一定知道这样做是正确的。

或许作为替代,你可以向干系人提供冲刺评审会的录像。现在有许多团队进行线上的冲刺评审会,比起线下面对面的评审会,对线上评审会录像要容易得多。如果你在采取这种方式,一定要确保你能够从不在场的干系人那里获得反馈。

缺乏参与是一个严重的问题

干系人不参加冲刺评审会是一个严重的问题,这会导致直到后期才会发现分歧和误解,有时甚至在规定的期限过后才被发现,但一切为时已晚。

缺乏参与也会向团队发出这样的错误信号:他们正在开发的产品并不重要。几乎可以肯定情况并非如此,缺席并不是灾难的预示,本文所列上述问题往往是干系人不参会的原因。

对于这些最常见的干系人不参加冲刺评审的问题以及原因,相信本文阐述的技巧应该可以帮助你解决。

Copyright © 2020 All Rights Reseverd Designed by 5thspace.net      备案号:沪ICP备15017019号-1