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BA Quick Tip 1:如何帮助干系人沟通需求

发表日期:2019-01-13 16:38:22

大家在工作中是否碰到过这样的情形,公司要进行系统升级,一个干系人有非常特殊的需求,但是他却无法,或者仅仅不愿意同大家沟通他的商业需要(business need)。即使我们逐字逐句的去分析干系人的描述,也无法真正地理解他的意思。他其实就是不愿意交流。

很多Need转为Requirement时,需要BA的分析。没有沟通,就无法分析。不能对需要(need)进行分析,会导致一些不可预见的后果。而干系人自己却很可能无法意识到这个后果,而只是跟着流程走。

为了鼓励相关的干系人沟通需要(need),可以考虑如下的一些方案:

1、合作: 确保干系人明白是由你-商业分析师来记下他们的需要。

2、告知可能产生的后果:将所有问题的相关项目明确列出来,然后同干系人一起分析实施相关要求可能带来的结果。你可以使用BABOK中所提到的一些工具,如:

Business rules analysis

Data flow Diagram

Decision Analysis

Process Analysis

3、评估可行性:评估可行性一般要同高层的经理一起进行,因为一般资源和预算掌握在高层的手中。当然,如果BA自己能够控制资源和预算,那是更好不过了

4、提供BA方案:在实际工作中,总有一些干系人,无论如何都无法描述自己的需要。此时,只能提供BA方案。BA方案指的是BA基于自己对干系人需要的了解,转换为干系人可以理解的描述。

5、同你的干系人沟通:在BABOK,以及PMBOK中都有很多关于沟通的工具。根据时间、地点、资源,还有干系人的特点,可以选用的沟通工具有:interview, workshop, Delphi Technique, Focus group, Survey. 其实日常工作中,大家用的最多的就是问问题-Why!几个为什么问过去,有经验的BA就基本知道对方的需求了。

当你终于从干系人那里挖掘出所有需要的信息后,千万别着急,非常重要的一步一定要做,就是确认!一定要确认。沟通是双方的,BA由于常年进行需求开发,因此对干系人描述需要的词汇非常注意,能够通过很多细节发现问题。

但是干系人不一定能够非常准确的表达自己的需求,尤其是口头沟通时,并不是很注意使用的词汇。不过干系人可以非常正确的否定你描述的需求(要记住,干系人的否决选择一定要重视哦)。

如果你对干系人的需求理解正确,则可以将相关的因素,包含备选方案,所需要的时间和预算等提供给干系人做选择。备选方案是在BABOK中business case的重要组成部分。

一般来说,BA最好提供2个备选方案。当然,这在实际的工作中也是最痛苦的部分。正如我们说的,干系人不知道自己要什么,但是总会自己知道自己不要什么。

下面是产品经理的亲身经历。

当我们在为一个特殊部门做自动化改造时,由于这个部门的工作的操作员对什么是自动化,以及如何实现完全一无所知,因此BA在启发需求时,碰到的问题很头疼。干系人应该是好莱坞的电影看多了,提出的需求都是科幻级别的。

而同时由于该部门的特殊性,没有过往经验可以参考,因此BA的启发就是通过Process analysis,以及5why进行的。通过process analysis, BA可以了解到特殊部门的工作的流程。通过5why,则BA了解到这些流程背后的逻辑。

之后,BA根据自己对干系人需求的理解,提供了功能表。在同干系人确认了功能表里的所有功能够,提供了3个实施方案。三个方案是基于相同的功能,不同的自动化程度,以及不同的成本进行的。干系人根据自己的实际情况,选择了其中一个方案,使得天马行空的科学想象,终于能够在人类现实的世界里落了地。


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