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高效商业分析师的7个习惯

发表日期:2019-01-06 09:23:03

在网上搜索,可以找到许多关于优秀商业分析师(BA)特质的文章。 也许,写出习惯而不是特质更有意义。 为什么?特质主要是天生的,而习惯是后天获取的。 并不是说你不能获得特定的特质,但这就像改变一个人的本质。另一方面,习惯可以通过练习和有意识的努力来改变。 

我们将习惯分为两大类:“标准”和“高级”。“标准“的习惯是你遵守的常规BA实践,以完成一致性并避免出现管理上的问题以完成工作; 而“高级”的习惯超出了常规,让你自行决定如何做或做什么,并使干系人满意。简而言之,”标准”的习惯是每个人都应该实践的,而“高级”的习惯可以区分优秀的BA和称职的BA.

让我们首先在“标准”的习惯中,探索称职“好的”BA的四种习惯。

习惯1 - 让自己的声音被别人听到

在试图让自己的声音被别人听到时,BA很容易发现自己在一天中使自己声带紧张4-5小时(或更长时间)。   第一个习惯包括一些基本概念,以确保有效的口头交流.

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了解你的受众 - BA的主要职责之一是“让大家保持一致”。项目团队每个成员的信息需求是不同的。 例如,管理层有兴趣了解项目的商业价值和风险,而开发人员需要知道在哪里获取下拉列表的值。 BA必须了解受众的需求,并相应地定制沟通。 

改善(沟通信息的)传送 - 如果受众无法理解,BA所做的沟通都不会有意义。 以下是确保你的受众了解沟通信息的一些方法:

  • 慢慢说   在给出让别人回应的时机之后暂停一下, 这对电话交谈至关重要。

  • 眼神交流   在面对面直接互动中

  • 询问受众是否清楚。 在适当的时候,要求一个小组成员进行总结

习惯2 – 使会议有效

第二个习惯涉及采取行动来帮助确保会议富有成效并得到积极评价。

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发布议程 - 议程不需要是正式文件。 在 会议邀请或电子邮件正文中只需几行即可 。 基本思想是所有参与者都了解背景,并清楚地了解在会议结束时应达到的目标。

会议资料 - 提前发送的会议资料可以节省宝贵的会议时间,这个会议时间经常会因为上大家看同一件事情上浪费。 花些时间让您的材料“Print ready”。 使用Word和PowerPoint等工具创建的大多数办公材料默认打印就绪,但Excel之类的其他材料可能要求你缩放内容以适合一个可读的打印输出。 你不希望与会者在会议期间通过大量报表翻阅大量报告中的几列(数据)

持续关注目标 -在会议结束时才意识问题没有解答,行动也不清楚。如果发生这种情况,请提醒与会者会议目标。 如果某个主题上胶着,请将其放入“停车场”并转到下一个议程。

总结 - 总结所提出的要点非常重要,这必在会议结束时进行,以确保没有任何误解。  

明确任务安排 - 在会议结束时,大声喊出任务安排。 没有owner和日期,任务安排就没有意义。 明确任务的owner并坚持每个任务的预计完成日期。如果owner对任务日期有所推托,请询问他们并提供预计完成日期。

发送会议纪要 - 会议纪要简洁时最有效; 经过一个小时的会议,没有人愿意再花一个小时去读一大堆笔记。 在大多数情况下,包含协议,行动项目(及其所有者)和后续步骤的列表就够了

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习惯3 –保持文件短而简单

在各种沟通渠道中,写作是最具挑战性的。你不是在(现场)去解释材料,测试观众的理解水平,并在必要时纠正任何误解。这意味着文档需要更有条理,更简洁,更清晰。 

练习写好文档的一些原则:

为你的受众量身定制 - 就像口头交流一样,识别文档的接收者很重要。 预先包括受众的描述,并明确说明适用于/不适用于特定受众的部分。

保持文档结构(清晰) - 在写详细信息之前,请花点时间思考文档的结构。在大多数情况下,根据文档的目的,目标受众,文档将涵盖和未涵盖的详细信息以及信息来源编写一行或两行文字是有帮助的。 从摘要开始,然后逐步进入流程,但保留附录的补充信息(如数据映射)。

简明扼要 - 保持文件简洁   请注意,阅读时间不超过45分钟。 可以使用图片和表格而不是描述性文字

保持一致 - 风格和术语使用的一致性使得阅读文档更容易。 

拼写和语法 - 错别字和语法错误给人的印象是缺乏用心和文档质量差。 即使文档包含良好的分析并且详尽无遗,但这个(看似很小的)问题可能会破坏整个文档的有效性。  

习惯4 - 保持你的“工具包”更新

BA在不断变化的环境中,并且在这样的生态系统中成长,你需要不断评估技能差距并保持更新 以与企业的需求保持一致。

现在,让我们来看看将BA为优秀的三种“高级”的习惯!  

习惯5 – 问“为什么?”

BA作为启发的一部分进行的访谈的很大一部分涉及“what”和“how”。 例如,'你需要什么'和'你希望它如何完成'。 很多时候,BA不会质疑为什么客户需要他们要求的东西。

通过询问用户为何需要某些东西,你可以深入了解利业务,并且能够干系人进行更多的思考。通过了解干系人的真实需求,你可以主动提出想法。 因此,这是价值链中更高层次的工作。

习惯6 - 密切关注最终目标

一个称职的BA可能能够“抓住“正确和明确的需求,但是一个优秀的BA也一直关注一个易于构建,维护成本低且易于扩展的解决方案。为实现这一目标,BA应该深入了解可用性和设计原则。这将使BAG更好地评估和推荐最适合业务需求的解决方案。 

习惯7 - 创建你的支持网络

你有可能无法解决所有问题,那没关系。但是,你不应该在你遇到困难时不知道去哪里(寻求支持)。 拥有一个强大的网络真的可以成为一个棘手的情况下的救星。

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连接你自己组织的人,校友中的人或LinkedIn。 找到他们并请求一个快速讨论,你会惊讶地发现有多少资深人士愿意提供帮助和指导。

最后的建议......

正如同时尝试学习太多技能一样并不容易,同时尝试学习几种习惯也是一项挑战。你应该根据这些习惯,来评估你自己的能力,并从中选择你认为会产生很大影响的一两个习惯开始。 

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