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需求管理应用之—采购需求管理

发表日期:2018-09-05 22:37:13

做过采购的同行们都知道,需求是触发采购的来源,在供应链运营参考模型中(SCOR),计划也是整个供应链管理的起始点,是采购、生产、物流等环节的触发点,对整个供应链管理的协同效应,包括内部供应链部门之间的协同,跨组织与客户和供应商之间的协同,都具有非常关键的作用。

对于采购而言,如何管理好采购需求,对于采购的成功则有着事半功倍的作用;对整合采购量提升议价能力;更高的响应时效;内部用户的满意度提升等都有明显的效果。来第五空间学习吧!

然而,不幸的是,需求具有很大的不确定性、随意性、不准确性、不清晰等特点,沟通需求要花费很大的时间和精力,这就导致很多采购人员听之任之,等需求找上门来再说吧,这就越发造成了恶性循环,采购工作陷入被动执行,被需求部门追着跑,内部需求部门对采购的工作越来越不满意。

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对于生产类采购而言,采购部买的是零部件物料。采购需求通常来源于公司级产品项目,在项目早期阶段,采购未被重视,很多时候研发和工程更早的接触了供应商,评估供应商的能力,甚至选择了供应商。或者采购部专业性不足,在早期项目阶段即使参与了,也提供不了有价值的建议,久而久之,在项目管理早期阶段,项目开发团队就懒得让采购参与了。

和国内一些公司采购部同行交流,他们的感觉是项目来得很突然,留给采购部的寻源时间很短,来不及与供应商好好讨论,就匆匆地定了供应商,最后不仅造成寻源的质量较差,项目开发团队对时效、质量、成本还不满意。

对非生产类采购而言,采购部买的是行政办公类用品、人力、服务、设备、IT类等。这类需求来源所有内部用户。特别是在现在电商高度发达的当今社会,内部用户对采购的要求更高了,不仅对时效要求高,对供应商的服务质量、售后响应等也有不低的要求。

和国内的很多采购同行交流,非生产采购的问题就是毫无头绪,不知道采购需求什么时候来,一来就是紧急采购,采购部忙于救火,每天大量的时间用于采购订单的下发与追货,采购员毫无成就感,疲于应付。

以上种种采购需求管理的困境,相信在绝大多数从事采购的同行都或多或少遇到过。该如何解决采购需求管理难的问题,笔者建议从以下角度来考虑

对于生产类物料采购而言:

首先,增强采购从业人员在技术上的专业性,业余时间多充电,将自己所采购的品类与物料好好研究一下,即使做不到与研发工程人员平等对话,起码要体现一定的专业性,使得采购人员在与研发工程人员沟通时,让对方体会到采购人员对专业知识是有一定了解的,不需要浪费时间精力去解释基础知识,使得他们愿意与采购人员沟通,这样在早期项目中,项目经理、研发工程等项目开发人员才愿意让采购参与。

其次,制定相应的早期需求管理流程,尽早规划采购项目,包括自制外包分析,零件的风险评估,供应商能力的评估,是否需要开发新的供应商资源等。只有这样,采购部才能做好充足的准备,不至于疲于执行。

对于非生产类采购而言:

首先,梳理采购需求的规律,定期与需求部门沟通。通常在做下一年度预算时,就提前规划一下年度的采购物资种类与数量,提前看看供应商资源是否充足,能力是否符合要求。

其次,梳理哪些品类或物资适合集采的,可以签订年度框架协议的,不要一单一采的。建立品类目录,并定期维护目录。这样,采购需求来的时候,就可以立即出订单,不需要每一次都要寻源与内部签批。不仅可以大幅提升效率,还有充分的时间选择合适的供应商,使得寻源质量提升,并且由于采购量的整合而带来成本的节约。

有些采购人员说,我每天连吃饭的时间都没有,采购需求单(PR)都处理不完,都忙于下采购订单了,哪有时间搞这些需求管理,但请记住磨刀不误砍柴工这句话。

总之,凡事预则立,不预则废。对于采购需求,越早知道,越便于做采购规划。只要采购部做充分的准备与提前规划,并在执行过程中不断总结与提升,一定可以将需求管理起来并不断提升提升内部需求部门的满意度。

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